Начинайте с участка, а не с таблицы людей
Начинайте с участка, а не с фамилии владельца. Владелец может смениться, у участка может быть несколько владельцев, а один человек может владеть несколькими участками. Если вести только список людей, очень быстро появляются дубли и путаница.
В карточке участка храните номер, улицу, площадь и лицевой счёт. Владельцев и пользователей привязывайте отдельно. Тогда при продаже участка не придётся переписывать старые данные и терять историю.
Разделяйте собственника, пользователя и плательщика
Владелец участка и человек, который входит в кабинет, могут быть разными людьми. Например, участок оформлен на мать, а оплатой занимается сын. Поэтому запись о владельце и учётную запись для входа лучше хранить отдельно.
Так можно дать доступ члену семьи, не меняя сведения о собственнике. И можно точно указать, кто что имеет право видеть и делать.
Храните историю изменений
Не храните только то, что верно сегодня. Если потом возникнет спор по старому начислению, важно понять, кто владел участком в тот момент. Смена владельца, доли, телефона или номера участка должна оставаться в истории.
Не держите старые данные в отдельном файле «на всякий случай». История должна открываться прямо из карточки участка.
Проверяйте дубли до импорта
Перед загрузкой Excel проверьте номера участков, улицы, телефоны и email. Один лишний пробел или разное написание улицы могут создать дубль.
Сначала посмотрите, какие строки совпали с уже существующими, а какие вызывают сомнения. Только после этого сохраняйте импорт. Иначе можно незаметно создать второй такой же участок.
Перед завершением проверьте эти пункты
- У каждого участка есть постоянный номер, по которому его можно однозначно найти.
- Собственники и пользователи кабинета хранятся отдельно.
- Лицевой счёт связан с конкретным участком.
- Изменения владельцев и контактов не уничтожают историю.
- Перед импортом проверяются дубли и конфликтующие строки.
Сделать это в НашеСНТ
Откройте нужный раздел и посмотрите, как выполнить эту задачу в сервисе.